Gestión de nóminas ¿en qué consiste y cómo mejorarla?

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La gestión de nóminas es una tarea fundamental en todas las empresas que cuenten con más de un empleado. Sobre todo, porque es obligatoria.

El pago de los salarios a los trabajadores se realiza, generalmente, una vez al mes y puede llevarse a cabo a través de distintos medios.

En esta diversidad de opciones reside el debate acerca de qué te conviene más hacer. A continuación, te damos algunas sugerencias. Toma nota.

¿Qué es la gestión de nóminas y qué incluye?

En primer lugar, te recordamos que la realización de las nóminas consiste, concretamente, en la confección de los documentos que acreditan el cobro de los salarios de los trabajadores.

Se suelen llevar a cabo cada mes, pero nada impide que existan otros periodos de pago de retribuciones. Por semana, por quincena, por fin de semana...

Hay un buen número de aspectos que debes reflejar al realizar el cálculo de las nóminas. El salario se compone de diversos conceptos que tienes que hacer constar, como los relativos a las deducciones, los impuestos o las sumas o restas, respectivamente, de días trabajados o de ausencia.

Además de incluir todos los conceptos retributivos bien desglosados, para que puedan ser comprensibles a primera vista, tienen que aparecer los datos de la empresa y del trabajador. Informaciones como los nombres, apellidos y direcciones, pero también las relativas a los bancos a los que se hacen transferencias.

¿Quién se encarga de la gestión de las nóminas?

Cada empresa es un mundo y cuenta con sus propias particularidades, pero a continuación te explicamos las opciones más habituales

El departamento de contabilidad

Son muchas las empresas que cuentan con un equipo dedicado a los aspectos contables del negocio. Entre todas las tareas de este departamento relacionadas con el control de gastos, la gestión de nóminas es una de las principales.

El propio autónomo

Puede ocurrir en pequeñas y medianas empresas. No es la solución más idónea, puesto que no siempre cuenta con el tiempo y los conocimientos contables suficientes para hacer esta labor en condiciones óptimas.

Una empresa externa

Subcontratar el servicio de realización de las nóminas a una empresa con la que puedas tener contacto directo es una manera inteligente de descargarte de trabajo y dejar esta tarea en manos de profesionales. Una asesoría o gestoría cuenta con personal acostumbrado a manejar todo tipo de nóminas, por lo que te garantiza buenos resultados.

Un software para hacer las nóminas

Existen programas en el mercado especializados en esta tarea. Pueden ser específicos o tratarse de un módulo dentro de un paquete de software más grande.

Errores más comunes al calcular las nóminas

Muchos autónomos todavía hacen estos documentos a mano, lo que incrementa sensiblemente su margen de error, además del tiempo invertido en esta tarea.
Otros recurren a programas, como el Excel, que resultan insuficientes para la complejidad de estos procesos.
Cálculos incorrectos, por introducir manualmente los datos.
Datos personales o bancarios imprecisos.
Conceptos que difieren entre las nóminas.
No aprovechar ventajas tributarias ni otras ayudas.
No contabilizar situaciones excepcionales, como horas extras o ausencias.
Reutilizar los documentos de meses anteriores o los encontrados en Internet.
Dejar este trabajo para última hora.

6 ventajas de externalizar el servicio para evitar los fallos habituales

1. Más tiempo para otras cosas

No vas a tener que invertirlo en una cuestión que te puede resultar pesada y farragosa. Cuenta con tiempo extra para dedicar a otras tareas importantes para el crecimiento de tu negocio.

2. El necesario estándar para tus nóminas

Es fundamental que todas las nóminas, para que se entiendan, utilicen unos conceptos homologables entre sí. Esta sistematicidad te va a permitir revisar tus documentos de una forma más práctica y sacar conclusiones.

3. Adiós a los errores

Quienes no tienen conocimientos de contabilidad pueden cometer numerosos fallos en los cálculos que se introducen en las nóminas.

4. Al día en las normativas

Esta actualización en materia legal no solo sirve para evitar las multas, sino que también va a resultar útil para obtener beneficios en materia de deducciones, bonificaciones, impuestos, etc.

5. Te ahorras el software

No hace falta que inviertas en esta solución digital para formalizar las nóminas, dado que el servicio de externalización ya cuenta con ella.

6. Siempre a tiempo

No se te va a pasar ningún plazo. Se acabó lo de dejar las nóminas para la última semana.

Como ves, la gestión de nóminas es un tema realmente importante en el día a día de una empresa. La falta de conocimientos específicos, de tiempo o de recursos puede hacer aún más complicada esta tarea, por lo que la externalización de esta gestión es una opción más que recomendable.

Si tú también crees en las ventajas de confiar este tema a los expertos, contacta con los especialistas en gestión de nóminas que encontrarás en nuestro portal. Te ofrecerán presupuesto sin compromiso y la gestión ágil y profesional que tu empresa necesita.

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