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Gastos deducibles para empresas: ¿qué desgrava y qué no?

Artículo sobre Gestoría y asesoría presencial publicado por Doiser

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La teoría dice que los gastos deducibles son los que se restan de los ingresos brutos para obtener un beneficio fiscal. La ley recoge cuáles son los requisitos para que las deducciones fiscales puedan contar como tal, pero ¿tú tienes claro qué puedes desgravar en tu empresa y qué no?

Por lo general, y a menos que seas un gestor entrenado, seguro que es un tema espinoso. A continuación vamos a darte algunas claves para que te resulte más fácil. ¡Vamos allá!

¿Cuáles son los requisitos para que un gasto se considere deducible?

Es importante ser absolutamente transparente en este aspecto y cumplir a rajatabla los requisitos que marca la ley para evitar cometer fraude fiscal (aunque sea por desconocimiento):

1. El gasto ha de ser necesario para desarrollar la actividad empresarial.

2. Los gastos han de estar justificados en factura.

3. Los conceptos de gastos han de estar correctamente contabilizados.

4. El gasto se tiene que devengar en el período impositivo de que se trate.

5. Los gastos han de ser necesarios para la obtención de ingresos.

¿Cuáles son los gastos deducibles más frecuentes?

No todos los gastos entran dentro de los supuestos anteriores pero vamos a dejar claro cuáles son los principales gastos que sí puedes contabilizar como desgravables:

Sueldos

Se pueden deducir los pagos realizados a trabajadores en concepto de IRPF, en lo concerniente a salarios. Además del salario, también se incluirán las pagas extraordinarias, las dietas y los gastos de viajes, los pagos en especie, los premios y las indemnizaciones por rescisiones de contratos.

Vehículos

Este puede llegar a ser uno de los gastos principales a desgravar. En este caso, si adquieres un vehículo para utilizarlo solamente en la actividad de la empresa, podrás deducir el 100 % del IVA de la compra.

Desplazamientos

Se consideran desgravables también las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de desplazamiento del empleado que se desplace fuera del centro de trabajo para realizar su tarea. Para ello, hay que cumplir con los siguientes requisitos:

a) Si el empleado utiliza el transporte público, el importe del gasto que se justifique.

b) La cantidad de 0,19 euros por kilómetro recorrido.

Comidas

Este es uno de los puntos conflictivos, ya que los gastos en comidas por parte de las empresas pueden presentar problemas a la hora de considerarse como gastos deducibles. Es complicado diferenciar entre la esfera pública y la privada en este sentido. La base para esta demostración es la propia factura. Por ejemplo, una cena un sábado por la noche con diez comensales difícilmente podrá considerarse una cena de negocios.

Cestas de Navidad

Las cestas de Navidad se consideran un gasto a desgravar (regalo a los empleados) a efectos del impuesto de sociedades, ya que forman parte de las costumbres de la empresa.

Consumibles

Los gastos que se destinan a la compra de material para la empresa (bolígrafos, folios, tóner para la impresora, etc.) son fiscalmente deducibles.

El gasto en combustible también es desgravable siempre que esté afecto a la actividad empresarial, se justifique mediante factura y se encuentre contabilizado. Teniendo en cuenta que este tipo de gasto es bastante alto para las empresas, la deducción es interesante, ¿no te parece?

El gasto del teléfono también se considera fiscalmente deducible, aunque es otro de los gastos que puede ocasionar dudas con la administración tributaria. Si utilizas el teléfono móvil para fines tanto particulares como empresariales no podrás deducir el gasto.

Alquileres y gastos asociados como desgravación para empresas

Si el alquiler de un local está destinado a ejercer en el mismo una actividad empresarial se tendrá derecho a la deducción de este gasto siempre que se disponga de la factura con la debida retención de IVA. Además, también podrás contar con la deducción en los gastos de suministros como agua y luz. Por otro lado, se incluyen entre los desgravables los gastos de formalización del contrato de arrendamiento, los tributos, los gastos de conservación, etc.

Impuestos

El IBI y el IAE son tributos fiscalmente deducibles con la condición de que recaigan sobre elementos afectos a la actividad económica. No obstante, el recargo de apremio y las sanciones no lo serán.

Intereses de préstamos y créditos

Los gastos en los que se necesita la utilización de los recursos financieros de un tercero para las actividades de la empresa, en un principio son deducibles.

Contratación de servicios profesionales independientes

Si dispones en tu empresa de servicios relacionados con la auditoría, la asesoría jurídica o la consultoría, no te preocupes por el gasto que puede conllevar ya que puede desgravarse.

Cuota de asociación profesional

Las cuotas que satisfacen los autónomos en concepto de asociación profesional a colegios oficiales o cámaras de comercio también están consideradas como gastos deducibles.

Formación

Los gastos de formación que realices también son fiscalmente desgravables. Puedes incluir entre ellos cursos de formación, formación profesional, másteres, etc. Además, dentro de este tipo de gastos también se consideran desgravables adquisición de libros y suscripción de revistas, así como gastos de asistencia a ponencias y congresos.

Vestuario

La adquisición de vestuario (trajes, corbatas, uniformes, etc.) podrá deducirse fiscalmente. Dicho esto, la adquisición ha de estar relacionada íntegramente con la actividad de la empresa, es decir, que el vestuario no podrá considerarse de uso mixto (personal y profesional).

Gastos deducibles especiales

a) I+D. Serán fiscalmente deducibles gastos asociados al proyecto de investigación e incremento del gasto en I+D con respecto a años anteriores, así como los gastos de inversión en inmovilizado material e intangible, siempre que estén vinculados a I+D.

b) Start up. El gasto de inversión en la puesta en marcha de start ups también es fiscalmente desgravable hasta en un 20 % de lo aportado.

c) Contratación. Si contratas a un trabajador con discapacidad entre el 33 y el 65 %, podrás conseguir una deducción de 9.000 €, que se incrementará hasta 12.000 si la persona contratada tiene un porcentaje superior al 65 %.

Una vez más, esta es la teoría. Para esos puntos conflictivos (como son "gastos de representación" o gastos telefónicos) tu asesoría podrá ofrecerte soluciones para aclarar si puedes o no desgravarlos. Por eso nuestra recomendación siempre es que cuentes con un gestor de confianza, que conozca el funcionamiento de tu negocio y te oriente en aspectos fiscales para cumplir la ley sin problemas.

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Decidas lo que decidas, esperamos haberte ayudado a entender un poco mejor qué puedes y qué no puedes contabilizar como gastos deducibles para tu empresa.

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