Control horario de empleados: cómo cumplir la ley

Artículo sobre Control de presencia y vacaciones publicado por Doiser

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Si has llegado hasta aquí es porque ya sabes que desde hace unos meses, en España es obligatorio llevar un control horario de los empleados. Lo cierto es que la ley vela más que nunca porque se pague a los trabajadores por sus horas extras trabajadas. Si eres empresario o autónomo con trabajadores a cargo y aún no sabes de qué trata esta ley o cómo darle un adecuado cumplimiento, ¡vamos a ayudarte!

En las siguientes líneas vamos a aclararte todo lo que tiene que ver con esta nueva normativa y proporcionarte algunos métodos que facilitan adecuarse a ella.

¿Qué es la nueva ley de control de la jornada laboral?

Es un Decreto Ley que entró en vigor el 12 de mayo de 2019. Esta normativa establece la obligatoriedad para las empresas de tener un sistema de control horario de sus empleados. A partir de su entrada en vigor, todos los trabajadores tienen la obligación de fichar y registrar sus horas trabajadas.

De esta nueva ley se benefician tanto las empresas como los empleados.

Facilita el control de presencia en el puesto de trabajo

Las empresas pueden controlar mejor los tiempos de trabajo y el absentismo por parte de sus trabajadores.

El registro de la jornada laboral permite cobrar por todas las horas trabajadas

Mientras que los empleados tendrán garantía de que sus horas extras son pagadas, cosa que antes no siempre ocurría.

Desde que la ley fue vigente, a las empresas se les concedió un plazo de 2 meses para adaptarse a ella. A partir de ese momento, tienen la obligación de:

Llevar un registro de la jornada laboral de los trabajadores diariamente y totalizarlo mensualmente, entregándole una copia al trabajador con el resumen de todas las horas trabajadas (ordinarias y extras).
Realizar dicho registro de la jornada laboral de forma fehaciente, es decir, incluyendo el horario concreto de entrada y salida al puesto.
Proporcionar a cada trabajador, a los representantes sindicales y comités de empresa la relación de horas ordinarias y extraordinarias realizadas cada mes.

¿A qué sanciones te enfrentas por no cumplir la ley?

Si tienes trabajadores a cargo, es muy importante que te acojas a la normativa del Decreto Ley, porque ante un inspección, tu empresa podría ser sancionada con las siguientes multas:

Por infracciones leves, la multa puede ser entre 60 € y 625 €, si faltas a la información de las condiciones laborales más importantes.
Por infracciones graves, la cuantía oscila entre 625 € y 6.260 €, si la inspección detecta irregularidades en el registro de la jornada laboral.
Por infracciones muy graves, la suma parte de los 6.250 €, y puede incluso alcanzar los 187.515 € si las irregularidades acumulan diferencias muy notables.

Como has podido ver, no conviene arriesgarse a sufrir una infracción. Cumplir con la ley de control horario para nada es difícil y existen varios métodos para hacerlo satisfactoriamente y con seguridad para tu empresa. Incluso hay modernas soluciones tecnológicas en el mercado para cumplir con esta tarea de la forma más sencilla y automatizada posible. Vamos a ver algunas formas de logralo.

Soluciones actuales para cumplir con la Ley de Control Horario

Registro en papel

Es la forma tradicional pero está permitida por la ley. Ya que la misma hace referencia a cualquier método físico o telemático que permita dejar constancia de los datos. Tan solo necesitarás imprimir un modelo tipo calendario para cada trabajador. La hoja tendrá que reflejar el mes, los días y la fecha de cada uno. Deberán dejarse casillas en blanco de «entrada» y «salida» para que el trabajador escriba con bolígrafo la hora exacta a la que comienza y termina su jornada.

Es un método sencillo y económico, pero mucho menos fiable; ya que es más fácil manipular los datos y es un documento que puede destruirse. Además, hace complicado llevar un control de presencia.

Aplicaciones para controlar la jornada laboral

Este es otro método sencillo y que está ganando cada vez más aceptación. Se trata de una simple aplicación que los empleados pueden descargar y utilizar en su teléfono móvil, tablet u ordenador personal. Permite fichar las horas de entrada y salida sin grandes complicaciones.

Tienen varias ventajas. Por ejemplo, facilitan el registro de los datos y es más complicado que estos se destruyan, ya que toda la información queda almacenada en la nube. La información de los trabajadores irá encriptada y protegida frente a ciberataques para el robo de datos. Así, se cumple al mismo tiempo con la Ley de Protección de Datos Personales, también muy importante.

Por otro lado, algunas apps modernas ofrecen funciones de geolocalización por GPS. Algo realmente útil, ya que permite ver en tiempo real dónde se encuentra el trabajador. Esto es perfecto para garantizar un correcto control de presencia, tanto dentro del establecimiento de trabajo habitual como fuera del mismo. Es una solución eficaz para empresas cuyos empleados trabajan a distancia o tienen que viajar, trasladarse, etc.

Sistemas biométricos de entrada al puesto de trabajo

Esta es una de las soluciones más modernas y eficaces. La biométrica trata de reconocer rasgos propios y característicos de una persona. Normalmente, serán rasgos físicos como las facciones de la cara, los ojos o la huella dactilar; aunque también pueden emplearse otros como el reconocimiento de voz.

La eficacia del método biométrico parte de que no hay dos personas con unos rasgos iguales. Con lo cual, este sistema ofrece grandes garantías de control de presencia y del horario laboral. Sirve para asegurar que se trata del empleado correcto, ya que nadie más puede fichar por él.

Por supuesto, esta forma es más cara que otras y requiere técnicos especializados para su instalación. Aunque bien es cierto que ya algunas aplicaciones como las que hemos mencionado antes están incorporando, por ejemplo, el reconocimiento por huella dactilar.

Máquina de fichar

Es otro método que se utiliza desde antiguamente. Se trata de una máquina por la que cada empleado pasa una tarjeta personal a la entrada y salida del trabajo. Los fichajes van quedando registrados en la máquina, lo cual es útil después para llevar el recuento de horas extras. Algunas máquinas funcionan por reconocimiento de huella dactilar.

El control horario es algo que nos concierne a todos. Llevarlo correctamente es bueno para las empresas y los empleados. Y por suerte no faltan soluciones para hacerlo.

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