Protección de los datos de los empleados: recopilación y tratamiento

Artículo sobre LOPD y protección de datos realizado por Consulpyme (empresa Doiser desde 22/01/2019)

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En el mundo empresarial actual, la recopilación y gestión de datos de empleados se ha convertido en una práctica común para las empresas. Sin embargo, esta práctica conlleva la necesidad de cumplir normativas legales como la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea. Por ello, como empresario, es importante conocer que datos puedes recopilar, cómo debes tratarlos y qué medidas debes implementar para proteger la información personal de los empleados.

¿Qué datos pueden recopilarse?

Las empresas solo deben recopilar los datos de los empleados que sean estrictamente necesarios para llevar a cabo las operaciones comerciales y cumplir con las obligaciones legales. Algunos de los datos comunes que pueden recopilarse incluyen:

Información personal básica: Nombre, dirección, fecha de nacimiento, número de seguro social u otros identificadores personales.
Información de contacto: Dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección postal, etc.
Información laboral: Historial laboral, puesto actual, salario, horas trabajadas, evaluaciones de desempeño, etc.
Información financiera: Número de cuenta bancaria para el depósito directo de salario, deducciones fiscales, información de impuestos, etc.
Información médica: En algunos casos, se pueden recopilar datos médicos para propósitos de seguro, beneficios de salud o para cumplir con las regulaciones de seguridad y salud ocupacional.

¿Cómo deben tratarse estos datos?

El tratamiento de los datos de empleados debe regirse por los principios de transparencia, legalidad y ética. Algunas pautas importantes a seguir incluyen:

Consentimiento informado: Obtener el consentimiento explícito de los empleados antes de recopilar cualquier dato personal, y explicar claramente cómo se utilizará la información.
Propósito limitado: Utilizar los datos solo para los fines específicos para los que fueron recopilados y no compartirlos con terceros sin autorización.
Seguridad de datos: Implementar medidas de seguridad robustas para proteger los datos de acceso no autorizado, como el cifrado, el control de acceso y la formación en seguridad para los empleados.
Retención y eliminación segura: Retener los datos solo durante el tiempo necesario y eliminarlos de manera segura cuando ya no sean requeridos, cumpliendo con las regulaciones de privacidad aplicables.
Acceso y rectificación: Permitir a los empleados acceder a sus datos personales y corregir cualquier información inexacta o desactualizada.

La gestión adecuada de los datos de los empleados es una responsabilidad crucial para cualquier empresario. Es esencial tratar los datos de manera ética y transparente, cumpliendo siempre las normativas legales y respetando la privacidad y los derechos de los trabajadores.

En Consulpyme te ayudamos a tratar y proteger adecuadamente los datos de tu empresa con nuestro programa SoftwareLOPD. Nuestros consultores te asesorarán y te ayudarán a que tu empresa nunca incumpla las regulaciones de protección de datos.

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