Claves para elegir una buena secretaria virtual

Artículo sobre Secretaria virtual publicado por Doiser

En Doiser tenemos expertos en Secretaria virtual que han realizado este artículo para ti. Recuerda que si necesitas un servicio de Secretaria virtual puedes solicitar presupuesto y te pondremos en contacto con hasta 3 empresas para que te hagan un presupuesto sin compromiso.

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Hay muchas empresas que ofrecen este servicio pero ¿cómo elegir sin equivocarse? Te contamos todo lo que necesitas saber para acertar de pleno. Porque lo cierto es que contratar una secretaria virtual solo es efectivo cuando el servicio cumple una serie de estándares de calidad. Dadas las necesidades de los modelos de negocios actuales, las secretarias virtuales están en demanda. La oferta es amplia y las dudas surgen a la hora de escoger.

¿Qué requisitos debo considerar a la hora de elegir mi secretaria virtual?

Para ponértelo fácil, vamos a desglosar todos y cada uno de los aspectos que debes mirar a la hora de elegir una secretaria virtual; comenzando por los más importantes (los generales) y dejando para el final otros más específicos (pero también muy a tener en cuenta). ¿Comenzamos?

Valora la disponibilidad que te ofrece

No todos los negocios tienen el mismo horario de atención, ¿cierto? Algunos solo atienden de lunes a viernes, otros también los fines de semana y, en ciertos casos, responden al teléfono las 24 horas y siete días a la semana. Lo primero, infórmate sobre las franjas horarias que ofrece la secretaria virtual. Asegúrate de que cubre los horarios que a ti te interesan.

¿Cómo es la atención telefónica?

Nos referimos a la amabilidad y a la forma de dar las respuestas al teléfono. La secretaria no es solo para contestar las llamadas de cualquier manera, sino que debe retener y dar valor a esos clientes que contactan con tu negocio. Una empresa profesional que preste este servicio tendrá profesionales bien formados/as en habilidades sociales y con dotes comunicativas.

Asegúrate también de que la secretaria va a cumplir con tus protocolos y respuestas personalizadas. ¡La clave es que hable con tus contactos como si fuera tu propia empresa!

Al elegir una secretaria virtual, no descuides su capacidad de organización y priorización

Las habilidades organizativas son cruciales. No olvides que pese a tratarse de una secretaria a distancia, tendrá que llevar la agenda de tu empresa. Esta profesional tendrá que conocer procedimientos, protocolos y calendarios de una empresa que nunca ha visitado físicamente. Aquí tú también tendrás una responsabilidad, ya que tendrás que explicarle perfectamente tus servicios y las respuestas que tiene que dar según cada caso, así como otros procesos e instrucciones.

Por parte de la secretaria, también deberá poseer capacidad de aprendizaje. Tiene que interesarse por tu empresa y ser capaz de planificar perfectamente la agenda de tareas que le encomiendes. La secretaria virtual ideal cuenta con buenas capacidades multitarea, de gestión y planificación perfecta.

La importancia de la proactividad

Que no solo se ciña a lo establecido, sino que proactivamente sea capaz de improvisar y aportar. Es deseable que con el tiempo llegue a un punto donde entienda las necesidades de tu empresa y ella misma sea capaz de mejorar los procesos de gestión y organización de sus tareas y proponer soluciones para mejorar la experiencia que está brindando a tus clientes e incluso. Al fin y al cabo, ella representa la primera toma de contacto con ellos.

Habilidades de escritura y gestión del correo

Son también importantes, dado que la secretaria se encargará de la gestión de tu correo. Ha de ser rápida y ágil con las respuestas. Cuanto más se tarde en responder un correo, menos posibilidades habrá de que el cliente nos elija a nosotros. Al igual que una secretaría presencial, la virtual debe ser una excelente mecanógrafa.

El estilo de redacción tiene que ir acorde con tu marca. Ha de seguir los protocolos que identifiquen a tu empresa. Además, tiene que tener una redacción clara, amable y orientada a la conversión, así como una perfecta ortografía.

No puede olvidarse de abrir tu bandeja de e-mails periódicamente, no dejar ninguno sin responder, enviarte un reporte de los mensajes importantes... Hoy en día, la mejor secretaria es una hábil gestora de la correspondencia.

Otras habilidades específicas muy deseables al contratar una secretaria virtual

Dejamos para el final otras claves que son un valor añadido, aunque son muchas las empresas que las buscan específicamente al contratar su secretaria virtual. ¡Todo depende de tus preferencias o requisitos del negocio que gestionas!

- Poseer conocimientos de idiomas: en algunos negocios es indispensable, mientras que en otros es simplemente un valor añadido. En cualquier caso, siempre es deseable. Seguro que alguna vez personas extranjeras intentarán contactar contigo al menos en inglés, la lengua universal de los negocios. Una secretaria con idiomas puede salvar oportunidades de negocios internacionales que, de otra forma, se perderían.

- Conocimientos de facturación y gestión de documentos: quizás te interese que también tenga conocimientos administrativos o, incluso, que sepa cómo facturar por servicios y productos. Es muy interesante, porque agilizará muchísimo más las labores de tus otros departamentos. Que pueda recibir archivos, organizarlos, encontrarlos cuando hagan falta y enviarlos; o hacer una factura legal y correcta. Una secretaria que preste todos estos servicios de manera eficiente y bajo un mismo contrato es, sin duda, alguien que querrás mantener como parte de tu equipo.

- Saber buscar (y encontrar) información: tanto interna como externa a la empresa. Aquí incluimos las siguientes habilidades:

1. Manejo de bases de datos.

2. Capacidad para redirigir a los clientes a los servicios adecuados (o a la información que dé respuesta a su consulta).

3. Ubicar archivos de la empresa con facilidad.

4. Facilidad para encontrar información de terceros en Internet (direcciones, números de teléfono, reseñas y reputación de otras empresas, etc.).

- Otras: También podemos incluir la experiencia en envío de notificaciones y avisos, la gestión de agendas personales, el servicio de planificación de calendarios y citas, hacer pedidos de material a proveedores, realización de encuestas y entrevistas rápidas para posibles candidatos, envío de mensajes de audio, elaboración de informes y reportes (semanales, mensuales...).

Como puedes ver, las tareas que una secretaría virtual puede hacer por ti son muy variadas. Por el valor que aportan es un servicio extremadamente útil para todo tipo de negocios: autónomos, pymes, grandes corporaciones, asociaciones... ¡100 % recomendable!

Esperamos que los puntos que hemos analizado te sirvan de orientación a la hora de contratar tu secretaria virtual. Recuerda que en nuestro portal encontrarás agencias de telesecretarias que pueden ayudarte. Pídeles presupuesto sin compromiso y comprueba de primera mano cómo, gracias a su ágil gestión, tu carga de trabajo se reduce.

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