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Renting de impresoras: la mejor alternativa

Artículo sobre Renting de ordenadores e informática publicado por Doiser

Renting de impresoras: la mejor alternativa
Hoy por hoy la tecnología está en todos lados, cada vez es más la necesidad de contar con un teléfono inteligente, un ordenador y, por supuesto, no puede faltar una impresora. Especialmente cuando nos encontramos dentro del mundo empresarial, la impresora es un equipo tecnológico del cual podemos sacar mucho provecho. 

Son muchos los documentos que una empresa necesita imprimir, e incluso con una impresora multifuncional se pueden sacar fotocopias y escanear. Todas funciones esenciales que se realizan diariamente en una empresa. Sin embargo, muchos no tienen para poder costear una impresora, en especial si son empresas pequeñas o negocios cuyos empresarios o emprendedores están empezando y no cuentan con el capital necesario para adquirir una. Además, no es solamente comprar la impresora, sino también hacerse cargo de todos los gastos que esta conlleva: compra de papel, recargo de tinta, mantenimiento o algún daño que se le pueda presentar el cual se necesite reparar y en el supuesto caso de que no tenga reparación, deben resolver y encontrarle un reemplazo.

Pero ahora, la demanda en el mercado por las impresoras ha facilitado una solución fabulosa a esto, ya no es necesario preocuparse por contar con una impresora propia, porque hoy día existe el renting tecnológico y, más concretamente, el renting de impresoras, lo cual es, sin dudas, la mejor alternativa en el caso de que no se cuente con una.

¿Qué es el renting de impresoras?


El renting de impresoras consiste en un servicio que se les presta a las empresas. Se realiza un contrato en donde se le alquila a la empresa determinada cantidad de impresoras y en el mismo se establece el plazo de duración del alquiler, así como la cuota por el servicio. 

Por lo general estos contratos incluyen:
  • Contar con un equipo de relevo en caso de que se presenten fallas que no se puedan reparar.
  • Servicio técnico y reparación del equipo en el lugar donde tengas la impresora.
  • Tinta y tóner.
Asimismo, muchas organizaciones que se dedican a esto del renting de impresoras, te ofrecen el beneficio de que los contratos son flexibles, por lo que pueden modificarse en caso de que desees ampliar o reducir las condiciones del contrato. En mucho de los contratos te encontrarás con que lo único que será tu responsabilidad será la compra de las hojas de papel que has de usar. 

Si aún no estás convencido de que el renting de impresoras sea la mejor opción para ti, aquí te presentamos algunas ventajas que posee:
  • Maximiza tu capital: Ya que no debes comprar una impresora, tu capital lo puedes invertir en otras oportunidades de las que puedas sacar más provecho.
  • El renting de impresoras es cien por cien fiable: Esta es una nueva forma de negocio en el mercado que lleva tiempo implementándose y las organizaciones que se dedican al renting de impresoras son totalmente confiables y responsables en su trabajo. Caso contrario de que no sea así, tienes la ventaja de contar con un contrato de por medio el cual habrás leído y aceptado previamente. Este contrato te protege y en caso de que la empresa que se dedique a prestar el servicio no cumpla con el mismo, puede verse envuelta en consecuencias.
  • Operaciones sencillas: Todo el papeleo para realizar el renting de una impresora es mucho más simple que un procedimiento bancario para un crédito (en el caso que vayas a adquirir una impresora propia con crédito bancario)
  • Optimización de costes: No tendrás que hacerte responsable por todos los gastos que conlleva adquirir y mantener una impresora propia. Puedes darle mejor uso a ese dinero.
  • No suelen tener consecuencias mayores para ti: Por lo general los contratos de renting de impresoras están hechos de tal manera que la mayor consecuencia que podrías de tener, en el caso de que incumplas con el contrato, es que te quiten la impresora.
  • Deducción de impuestos y/o intereses: Al realizar la compra de una impresora, los impuestos y/o intereses, de acuerdo sea el caso, se irán deduciendo conforma se vaya amortizando la compra de la misma. En el renting esto no sucede, solo tienes cuotas de pago fijas. Este es un punto muy importante si en tu empresa contarás con varias impresoras.
  • No es un pasivo: El renting de impresoras no es un pasivo para la empresa, esto lucirá mejor en tu balance contable.
  • No hay depreciación: Asimismo, siguiendo la línea contable del punto anterior, otro beneficio del renting de impresoras es que el bien que estarás usando no sufrirá de depreciación alguna.
  • Puedes solicitar la renovación de los equipos: La tecnología avanza a pasos gigantes, siempre hay un nuevo modelo más eficaz y eficiente que el anterior. El renting de impresoras te permite mantenerte a la vanguardia con los últimos avances tecnológicos. Esto representa ganancias para la empresa sin mucha inversión mayor.
  • El mantenimiento y las reparaciones no corren por tu cuenta: Como se mencionó anteriormente, en la mayoría de los contratos de renting de impresoras las empresas que rentan solo deben preocuparse por el gasto de papel. La responsabilidad del mantenimiento y reparación del equipo queda en manos del propietario del mismo, en este caso, de la empresa que hace el renting. Otra característica realmente positiva del renting de impresoras, es que, si el equipo no tiene reparación, deberán darte uno nuevo o cancelar el resto del contrato y no deberás seguir pagando por un servicio que no obtienes.
  • Ayuda a tu empresa a crecer: Con todo el dinero y tiempo que te ahorras, puedes invertir en nuevos proyectos que le generen más ingresos a tu organización. Además, gracias a que puedes tener siempre a tu disposición equipos más rápidos y de alta tecnología, más aumentará la productividad de la organización.


¿Cuanto cuenta un renting de impresora?


Ahora bien, una pregunta muy frecuente que se hacen los empresarios al pensar en esto es ¿cuánto costaría hacer el renting de tu impresora? Si eres de esas personas, te digo que te estás haciendo la pregunta equivocada. Debes hacerte preguntas más importantes como:

  • ¿Cuál es la rapidez de impresión que necesito?
  • ¿Necesito una impresora a color, blanco y negro o con ambas funciones?
  • ¿Necesito una impresora tradicional o multifuncional?
  • ¿Necesito una o más impresoras?
  • ¿Cuáles son las condiciones del contrato?
  • ¿Aproximadamente cuántas impresiones por mes necesito?

Estas preguntas son muy importantes y es vital que te las hagas cuando pienses en el renting de impresoras. Ya que al momento de contratar este servicio debes entender lo que realmente necesitas para tu organización, así como que no necesitas y qué clase de contrato estás aceptando. En la mayoría de los casos, los empresarios se dan cuenta que el renting de impresoras es su mejor alternativa. Solo deben aprender y entender cómo y qué negociar para cubrir todas sus necesidades.

Por ejemplo, debes saber que la gran mayoría del renting de impresora se maneja con coste de copia. Básicamente te cobrarán por página impresa. Igual como si fueras a sacar una copia en cualquier sitio, te cobran una copia si la impresión es de un solo lado y dos copias si imprimes doble cara. 

Asimismo, muchos de estos contratos incluyen un mínimo de copias. Son como paquetes. Por ende, deberás cancelar el costo del paquete completo así hayas hecho uso de esa cuota mínima de copias o no. Por supuesto, debes tomar en cuenta que, si te excedes de las copias establecidas en el contrato, esto tendrá un costo, que deberás de cancelar aparte de la cuota mensual.

¿Ahora entiendes la importancia de que te preguntes el aproximado de copias que vas a necesitar en el mes? Y de igual forma te garantizamos que hay una razón detrás de cada pregunta que te hemos dicho anteriormente que debes plantearte. 

Eso sí, debes ser consciente que por lo menos en este punto, es muy difícil que no existan excesos ocasionales, debes estar preparado para ello, pero es importante que intentes hacer un buen cálculo de tus copias mensuales antes de contratar el renting de impresora y tratar, en la mayor medida posible, de apegarte a él. Las empresas arrendadoras son muy conscientes de esta problemática por lo que ofrecen diferentes paquetes para que puedas encontrar el más fácilmente el más adecuado para ti en cuanto a relación coste-beneficio se refiere.

Otro tema que podemos tocar es las impresiones a color o a blanco y negro. Es bien sabido que en el mercado las impresiones a color siempre son más costosas que las impresiones en blanco y negro, esto es una condición que también aplica para los contratos de renting de impresoras. Y aunque sólo imprimas un dibujo pequeño a color, seguirá contando como una copia a color.

En resumidas cuentas, el conocimiento es poder, por lo que no solo es importante que tengas conocimiento de todo lo que establezca el contrato con la empresa arrendadora, sino que también conozcas muy bien tus necesidades. De esta forma, te evitarás sorpresa o costos adicionales a futuro. Pero si lo sabes abordar, el renting es y será sin duda, la mejor decisión. 
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