9 técnicas de gestión de tiempo para trabajar con tu coach

¿Cómo un coach te enseña a gestionar el tiempo de forma productiva?

1. Define las prioridades

Existen 4 tipos de tareas: urgentes, no urgentes, importantes y no importantes. Con esta sencilla clasificación tienes la guía necesaria para determinar, en todo momento, cómo priorizar tu desempeño.

Lo primero, por supuesto, lo importante y urgente. A continuación, decide entre los procesos importantes y urgentes cómo organizarte. Las tareas no importantes, directamente, puedes posponerlas o delegarlas.

2. Delega con criterio

¿De verdad eres capaz de asumirlo todo tú? Aunque creas que esto te hace más válido, no es una política apropiada. En primer lugar, porque esta dinámica aumenta el nivel de estrés y las probabilidades de que te veas superado por las circunstancias en cuanto la agenda se complique. En segundo, porque tu equipo sentirá que no confías en sus capacidades.

¿Qué deberías delegar? Sobre todo, las tareas no esenciales, las reiterativas que puedan resolverse con un procedimiento definido de antemano y aquellas que los especialistas harán mejor que tú. Recuerda: ¿cuál es el principal talento de un líder? Rodearse de gente con talento.

3. Identifica a tus ladrones de tiempo

Nos referimos con este término a los hábitos y las actividades que torpedean tu productividad y te hacen perder tiempo al trabajar. Entre ellos, las pequeñas interrupciones, los comentarios o las alertas del móvil que interfieren y te desconcentran.

4. Crea listas de tareas

Hazlo a tu manera, siendo fiel a tu estilo: con una agenda de papel, post-it de colores o con un software o una aplicación específicos. Pero adquiere esta costumbre.

¿Sabes cómo hacer listas de tareas más operativas? Sigue estas pautas:

5. Acostúmbrate a descansar

Es un error habitual, y muy nocivo, no intercalar pausas verdaderas en la actividad. Y no se trata de dejar a un lado lo importante para, mientras aparentas descansar, revisar emails, ojear informes ajenos o supervisar a los demás.

Los descansos deben ser conscientes. ¿Trabajas duro? Estupendo: razón de más para descansar aún más duro. Aléjate del puesto de trabajo, pasea un rato, práctica técnicas de respiración y relajación o cierra los ojos durante algunos minutos. De este modo te despejarás, multiplicarás tu capacidad de concentración y rendirás mejor en la siguiente fase de actividad.

6. Ponte en modo monotarea

¿Recuerdas cuando se puso de moda aquello de ser multitaskers o multitareas? Genial: olvídate de practicarlo. Vas a rendir mucho más si te concentras en un único asunto, echas el resto en él y no te dispersas en otros temas.

Focaliza toda tu atención y tu concentración en cada tarea, hasta que lo resuelvas o hayas avanzado lo suficiente.

7. Trágate el sapo al empezar la mañana

Esta técnica, ideada por Brian Tracy —un ilustre gurú del coaching empresarial—, es fácil de entender y, si quieres, también de aplicar.

Consiste en hacer primero la tarea más importante del día. Con frecuencia es lo más difícil de la jornada. Por eso, una vez resuelta sentirás una inercia positiva y todo te resultará más fácil.

Ahora bien, conecta este recurso con la diferenciación entre lo urgente y lo importante que hemos explicado para definir prioridades.

8. Divide y vencerás

Algunos retos o proyectos aparentan ser inaccesibles en conjunto. ¿Quieres afrontarlos con mayores garantías? Divídelos en partes más pequeñas y ve, poco a poco, desarrollando cada una. ¡Avanzarás más y en menos tiempo!

9. Identifica tus periodos dorados

¿En qué momento del día eres más productivo? Cuando puedas responder a esta pregunta, podrás dedicar ese periodo a las tareas más importantes y complejas.