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Registro de jornada laboral: 7 errores que no debes cometer

Artículo sobre Control de presencia y vacaciones publicado por Doiser

Registro de jornada laboral: 7 errores que no debes cometer

Artículo redactado por Doiser

En Doiser tenemos expertos en Control de presencia y vacaciones que han realizado este artículo para ti. Esperamos que sea de tu interés.

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El control horario es obligatorio para las empresas, y todas ellas deben tener correctamente implantado el sistema para fichar en el trabajo que se establece en la normativa desde mayo de 2021. A día de hoy, todavía hay quienes tienen un gran número de dudas a la hora de implementarla. Si ese es tu caso, en este artículo te explicamos cuáles son los principales errores a evitar al registrar la jornada laboral.
¡Vamos allá!

¿Cuáles son los errores más comunes a la hora de fichar en el trabajo?


1- Las pausas

La ley no exige que se registren las pausas dentro de una jornada diaria, por lo que no es necesario que se fiche cuando se llevan a cabo. No obstante, a causa de que no se registran, tampoco se pueden descontar después del cómputo total de horas que se ha trabajado a lo largo de todo el mes. 


2- Los informes poco claros

Este error es muy típico en las empresas. Procura presentar los informes con el cómputo de horas que se han trabajado de forma clara. De este modo, evitarás que la información contenida sea confusa, lo que se podría interpretar como una falta de transparencia


3- No informar a sindicatos de las horas extras

La ley establece la obligatoriedad de que consultes a los sindicatos previamente a realizar horas extraordinarias. Los representantes de los trabajadores tendrán que ser mensualmente informados al respecto, sin importar la forma de compensación que se le vaya a proporcionar al empleado. 


4- Externalizar el proceso

Es bastante común dejar en manos de terceras personas o de una gestoría especializada el control horario. Externalizar el servicio no es en sí el problema, sino el hecho de que no tengas los registros físicamente en el centro de trabajo. Los informes no deben sacarse del mismo, ya que tienen que estar accesibles de forma inmediata en cualquier momento.


5- No fichar en desplazamientos

Las personas que tienen teletrabajo o movilidad también tienen que fichar. El hecho de no estar en una oficina física todo el tiempo no implica una exención de la normativa. 


6- No guardar los informes el tiempo necesario

La empresa tiene la obligación de guardar cuatro años los informes del registro obligatorio. Aunque no se especifica cómo ofrecer dicha información, esta debe estar disponible para la Inspección de Trabajo en cualquier momento dentro de dicho plazo.


7- No poner los informes a disposición de los trabajadores

Lo indicado en el párrafo anterior nos lleva a este otro error común, que es el de no poner los informes accesibles para los trabajadores o para sus representantes, en caso de solicitarlo. 

¿Cómo conseguir que los trabajadores fichen correctamente?


La Inspección de Trabajo ya ha multado a más de un centenar de empresa por no fichar en el trabajo adecuadamente. Uno de los aspectos más importantes para cumplir la normativa en tu empresa es hacer que los trabajadores fichen correctamente. Para ello, se les puede concienciar sobre las muchas ventajas que tiene hacerlo.

  • En primer lugar, fichar ayuda a que sigan un horario y no trabajen más horas de las debidas.

  • A la empresa le ayuda a saber quién está disponible y mantener correctamente el flujo del trabajo. 

  • Otra de las ventajas es que ayuda a que se creen incentivos y a que se lleve a cabo un protocolo sencillo de seguir, además de redes entre los trabajadores. 

  • Las empresas, por su parte, pueden realizar acciones disciplinarias y contar con un mejor software de fichaje.

¿Cuáles son los olvidos más frecuentes con la pandemia?


Desde que comenzó el confinamiento, los olvidos del registro horario se han hecho mucho más frecuentes, incrementándose en más de un 41 %, de acuerdo con un análisis realizado por Sesame Time. 

  • La primera causa es el incremento del teletrabajo, especialmente en las pymes. 

  • En las grandes compañías, los olvidos más frecuentes, aunque también influye la implementación del teletrabajo, se deben sobre todo a que se comenzaron a establecer procesos biométricos para fichar en el trabajo y a lo largo del confinamiento dejaron de usarse, hasta la actualidad, en la que la cifra de olvidos continúa siendo verdaderamente alarmante.

En definitiva, el control horario cada vez se tiene más en cuenta por parte de la Inspección de Trabajo, que continúa poniendo multas a causa de los olvidos o de los frecuentes errores que acabamos de comentar. Si tienes una empresa, tanto implantar el sistema de fichaje correctamente como incentivar a tus trabajadores a que lo cumplan es esencial para evitar sanciones, además de incrementar la productividad de los trabajadores al limitar su jornada a las horas que la ley indica.

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