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Libros contables de una empresa: tipos y función
Artículo sobre Gestoría y asesoría publicado por Doiser
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La contabilidad de una empresa es una de las partes fundamentales para el correcto desarrollo económico de un negocio. ¿Ya conoces a fondo qué son los libros contables? ¡A continuación, te explicamos todo lo que necesitas saber para mejorar los resultados de tu compañía!
Qué son los libros contables y su función principal
La contabilidad es aquella estructura donde se refleja toda la información de una empresa. De esta forma, es posible evaluar tanto las pérdidas como las ganancias. Todo este proceso se lleva a cabo en lo que se conoce como libro contable. Obviamente, gracias a la digitalización, este procedimiento ha evolucionado en los últimos años. Inicialmente, se llevaba a cabo de forma manual en las hojas de un libro.
Actualmente se lleva a cabo de forma digital gracias a un software. Sin embargo, pese a que la modalidad haya cambiado, el carácter obligatorio y de cumplimiento con la legislación vigente sigue siendo exactamente el mismo. Su función principal es almacenar toda la información económica a lo largo del ejercicio contable para presentarla posteriormente en el Registro Mercantil.
La principal información que refleja es la de todas las transacciones bancarias que se han llevado a cabo en la empresa. Esto permite mostrar todos los errores en las facturas para tener una visión general de la problemática.
Tipos de libros contables
- Libros contables obligatorios: tal como su nombre indica, son aquellos que todas las empresas deben presentar en cada uno de los ejercicios. Podemos ver diferentes tipos, siendo los principales el libro diario, el de inventario y las cuentas anuales.
- Libro contable voluntario: aunque su presentación no es una obligación de acuerdo con la legislación, son recomendables, ya que dará un proceso de funcionamiento mucho más eficiente. Entre los más utilizados está el libro mayor o el libro de banco.
Quién debe llevarlos y las fechas principales
El artículo 68 del Reglamento de IRPF establece quién tiene la obligación de presentar los libros de contabilidad. Hay diferentes actores y no son únicamente las sociedades limitadas las obligadas a presentarlos. En líneas generales, cualquier tipo de empresario individual que trabaje por cuenta propia deberá auditar sus cuentas siempre que tenga que presentar su IRPF. Aunque no tengan la obligación de presentarlos en el Registro Mercantil, así lo establece el Código de Comercio.
Asimismo, cualquier tipo de sociedad mercantil que esté inscrita en el Registro, y cualquier entidad que tenga una tienda física también deberá presentar sus libros. Así lo establece la Ley de Ordenación del Comercio Minorista y cualquier otra disposición legal. Por tanto, si eres administrador o actúas en cualquier tipo de estas figuras debes prestar atención a la contabilidad de tu empresa.
Además, es muy importante que tengamos en cuenta las fechas clave a lo largo de un ejercicio contable:
- Como administrador de tu negocio dispones de tres meses desde el cierre del ejercicio contable para formular las cuentas anuales, así como el informe de gestión correspondiente. Por tanto, la fecha límite para presentar tus cuentas anuales será el 31 de marzo de cada año.
- Posteriormente, el 31 de abril será la fecha tope para poder legalizar los libros de contabilidad.
- Desde el cierre del ejercicio, tu junta de accionistas cuenta con seis meses, es decir, hasta el último día de junio para aprobar las cuentas anuales.
- Finalmente, la presentación de los libros debe producirse antes de finales de julio en el Registro Mercantil. En caso contrario, la Agencia Tributaria sancionará a tu sociedad por no haberlo llevado a cabo de forma adecuada.
Los principales errores que se cometen
- Generalmente, están asociados a errores aritméticos, es decir, fallos al calcular los balances y las diferentes partidas.
- También suelen haber problemas con la interpretación de los hechos económicos que se producen.
- Es importante que tengamos clara la normativa contable y todos los cambios que se producen. En la misma línea, se producen errores a la hora de aplicar las políticas contables, así como los diferentes fraudes que pueden ocurrir.
Como conclusión, los libros contables tienen datos importantes para que tu empresa pueda controlar de forma organizada todos sus movimientos. Es uno de los aspectos más importantes a la hora de controlar la contabilidad y la tesorería de tu proyecto.
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