Convocatoria de prensa: ¿cómo y cuándo hacerla?

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A menudo, las empresas y las organizaciones buscan acercarse a su público realizando notas de prensa que sirven para anunciar eventos. Esta clase de notas deben de ser concisas y serias, para intentar que los medios de comunicación entiendan los actos como relevantes. ¿Cómo lograrlo? Veamos el proceso en más detalle.

¿Qué es una convocatoria de prensa?

Una convocatoria de prensa es un evento en el que una persona, un grupo o una entidad económica o social avisa a la prensa de que en una fecha concreta compartirán una información importante. De esta forma convocan a los medios para que acudan a la cita y proporcionen cobertura a la noticia.

Las convocatorias de prensa también se utilizan como manera de defenderse de algún ataque. Esto quiere decir que una persona o una organización convocan a la prensa para dar a conocer su versión de un hecho o idea. Puede hacerse como reacción a información que circula por la opinión pública o como manera de anticiparse a una información que puede acabar siendo filtrada.

Las convocatorias de prensa requieren no solo de un dominio de la comunicación oral, sino también de una serie de contactos. El organizador debe de saber cómo convencer a los medios de que acudan a su convocatoria. A menudo puede verse como una necesidad de publicidad con poco interés para los lectores o espectadores de los medios que acuden a cubrir el evento. Para evitar este, deberá haber una confluencia de intereses.

Objetivo de cada tipo de convocatoria de prensa

Los objetivos en una convocatoria de prensa pueden ser variados. Por un lado estarían los eventos más simples, que simplemente sirven para mostrar el compromiso de la organización con algún tema. Puede tratarse de un acto deportivo, musical o cultural. En estos casos conviene darle más relevancia al acto en sí que a la marca.

A medida que nos distanciamos de este tipo de actos nos acercaremos a los eventos en los que la atención se vuelca más sobre la organización. En estos casos el organizador querrá tener mayor protagonismo para transmitir mensajes propios. El extremo de este caso es realizar una convocatoria de prensa para hablar de un problema o de una iniciativa de la empresa.

¿Cuál es la estructura de una convocatoria de prensa?

Al igual que cualquier otro formato de comunicación, las convocatorias de prensa deben seguir un orden. Esto sirve para que sean comprensibles para los medios, que están acostumbrados a recibir este tipo de invitaciones.

Lo primero que se debe hacer es tener una lista completa de medios, añadiendo nombres, direcciones, perfiles en redes sociales, etc.
Debes asegurarte de que el logo o emblema de tu organización, si existiera, aparezca en la cabecera. Esto sirve para identificar el documento y dar seriedad al acto. Si van a participar otras personas u organizaciones sus nombres o logos deben de ir al pie de la convocatoria.
Junto al logo debe aparecer quién realiza la convocatoria.
El titular debe ser explicativo respecto al tema de la convocatoria, además de llamativo, para que genere interés. Se debe de poner al corriente al receptor de algunos de los motivos por los que se celebra este acto.
No está de más hacer un breve resumen sobre en qué consistirá el acto, qué se hará y cualquier dato que pueda ser relevante. Esto puede dar pistas a los periodistas sobre qué tipo de equipo mandar para cubrir el evento. Es importante que añadas si intervendrán personajes ajenos a las organizaciones firmantes, como un experto, por ejemplo.
Lo siguiente que debe constar es la fecha, que deberás elegir de manera precisa para que no coincida con otros eventos importantes en la zona. Intenta que sea a una hora y un día en el que la falta de actividad mediática propicie una asistencia importante a tu evento.
Envía la nota de prensa con al menos dos semanas de antelación.
El lugar también debe aparecer en la convocatoria, con todos los datos para acceder. Debe de contar con el espacio, la iluminación y la acústica adecuadas.
Por último, el redactor de la nota de prensa debe añadir los datos personales de contacto de la persona encargada. Esto facilitará que los medios se pongan en contacto con los convocantes si tuviera cualquier duda antes o después del evento.

Hasta aquí nuestro resumen de los puntos básicos que debes tener en cuenta a la hora de realizar una convocatoria de prensa. La antelación y tu capacidad de redactar la propuesta de forma atractiva serán claves para que la prensa se haga eco de tu noticia.

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