¿Cuáles son las tareas de un organizador de eventos?

El organizador de eventos es un profesional dinámico y con grandes dotes organizativas y creativas. Esas son algunas de las habilidades que lo hacen capaz de diseñar, coordinar y gestionar cualquier tipo de evento empresarial de forma óptima, garantizando la satisfacción de los asistente y la consecución de los objetivos empresariales.

Pero ¿cuáles son sus tareas? ¿cómo se encarga de planificar y llevar a cabo un evento? Veamos un poco más en profundidad cómo trabaja un event planner

Lo primero que un profesional de la organización de eventos va a hacer es sentarse a hablar contigo para conocer todos los detalles posibles sobre tu empresa y lo que tienes en mente organizar. Aquí discutiréis a qué público diriges el encuentro, de qué presupuesto dispones, qué impacto deseas causar o el mensaje que quieres transmitir a la audiencia. 

Escucha sus ideas y recomendaciones, no solo por su experiencia organizando eventos similares, también te aconsejará sobre las nuevas tendencias y aspectos que puedes incorporar para sorprender y diferenciarte. Valorará el nivel de participación del público que esperas y diseñará acciones para conseguir la interacción que buscas.

Una vez que tenga toda la información necesaria llega el momento de la planificación. Comenzando por el esquema del evento y el inventario de todo lo necesario: mesas, sillas, pantallas, merchandising, comestibles, bebidas, equipos audiovisuales, personal... Su siguiente paso será la búsqueda de los proveedores y agencias externas, incluyendo:

Una agencia de eventos cuenta con una gran cartera de proveedores de calidad con los que trabaja habitualmente. De esta forma cuenta con mayor poder de negociación y conseguirá los mejores precios posibles, ajustándose siempre al presupuesto marcado.

Un event planner se encargará de acompañarte también durante el transcurso del acontecimiento, vigilando que todos los proveedores cumplan con los horarios y requisitos establecidos y solucionando cualquier retraso o inconveniente.

También guiará y coordinará a todo el personal, para que el evento transcurra con fluidez, empleando sus habilidades comunicativas con los proveedores, la plantilla de trabajadores y, por supuesto, los asistentes.

Como personas resolutivas que son, los organizadores de eventos cumplen con otra tarea importante: solucionar cualquier percance sin que el público llegue a notarlo. En cualquier evento surgen problemas inesperados, pero todo saldrá a pedir de boca gracias a la agilidad mental y las habilidades de improvisación de estos profesionales. 

El event planner es la pieza clave para garantizar que todo marche como es debido.

Para finalizar, también es frecuente que el organizador coordine la despedida de los invitados y dirija la desinstalación y recogida de los materiales para hacerlo ágilmente y evitando accidentes.

Pero su trabajo no acaba aquí. No podemos olvidarnos de las tareas posevento, donde conseguir el feedback de los asistentes y lograr un impacto mayor y prolongado en el tiempo. Encuestas, clipping de prensa, acciones en redes sociales... toda una estrategia diseñada para que tu evento sea recordado y despertar el interés de cara a próximas ediciones.

 

Como ves, un event planner afronta de forma profesional una tarea enorme que esconde un sinfín de aspectos que tener en cuenta y detalles que diseñar, gestionar y coordinar. Por eso, contar con un profesional a la hora de organizar un evento de empresa es la clave para que la inversión de tiempo, recursos y esfuerzo merezca la pena.

¿Estás pensando en organizar un evento próximamente? Si es así , recuerda que en nuestro portal encontrarás agencias de eventos que pueden ayudarte. Pídeles presupuesto sin compromiso y asegúrate de que tu evento sea todo un éxito.