5 claves para aumentar la productividad de tu equipo de trabajo

01. Productividad, más en menos pero bien

Si hay algo que todos deseamos eso es sin duda alguna, ser más productivos y no solo en nuestro ámbito de trabajo sino también en nuestra vida personal. Y no porque queramos o debamos hacer más cosas y tareas y seguir asfixiados, al contrario.

El objetivo “encubierto” detrás de ser más productivo está en la liberación de horas de trabajo y obligaciones para estar más relajados, aireados y poder dedicarnos a nuestra vida personal y nuestras actividades de ocio – deporte – familia… lo que cada uno desee.

02. Revisión de objetivos y tareas

Y es que estamos sobresaturados de tareas y de cosas que queremos hacer, algo que merma altamente la capacidad efectiva y la productividad. Nos pasamos el día angustiado por todo lo pendiente y nos impide estar tranquilos para enfocarnos en lo que tenemos por delante. Este es el ladrón más vil de productividad que existe, el estrés. Para conseguir aumentar nuestros niveles de productividad lo primero que deberíamos hacer es un buen repaso de nuestras tareas pendientes, de nuestros objetivos marcados y replantearnos si son objetivos, alcanzables o nos están hipotecando nuestro tiempo y vida porque ser realmente inviables.

Es importante tener un escenario de vida saludable en cuanto a todo lo que tenemos por acometer. Y en el trabajo también. La sobresaturación de pendientes nos quita atención, nos agobia y nos genera estrés. Así  es realmente imposible ser productivos.

Mejor tener encima de la mesa para cada día o semana lo que realmente seamos capaces de ejecutar y si nos queda tiempo, sumaremos más tareas o lo tendremos en cuenta para el siguiente reparto de tareas.

03. Dividir el trabajo en tareas más pequeñas

Dar por finalizada tareas es lo más gratificante que existe durante la jornada de trabajo. “Hacer check” en una tarea es un subidón de motivación. Sentimos que estamos haciéndolo bien y nos libera de peso, algo muy positivo para ser más productivos. Por eso, ponernos como reto un proyecto con toda su envergadura es un reto muy desmotivador y que nos llevará a abandonar o procrastinar muy pronto. Lo demasiado grande se hace tedioso.

Lo mejor es dividir el proyecto en tareas más asumibles que podamos ir haciendo paso a paso. Estas tareas a medida que las vamos realizando las iremos eliminando de nuestro planning y marcando como hechas. Para este proceso lo mejor es contar con un gestor de proyectos como billage con el que será muy fácil y ágil ir “jugando” y organizando las tareas pendientes – en proceso y realizadas.

04. Lo urgente, primero

Hay que generar un flujo de trabajo saludable, optimizado y con el que nos sintamos cómodos para acometer las tareas que tenemos sobre la mesa. Para ser más productivos, tenemos que liberarnos de todo lo que nos causa estrés por lo que es fundamental realizar y eliminar de nuestra “mochila” ante todo y lo primero, las tareas “urgentes”. Estas tareas “pesan” y se convierten en un lastre. Hazlas las primeras, en la mañana cuando empiezas a trabajar, y evitarás que se conviertan en “un sapo que salta” (tarea que no hacemos y que va pasando de un día a otro de nuestra agenda) robándote energía, atención y distrayéndote.

05. Ser flexibles en horarios

Si algo nos ha demostrado la pandemia es que la productividad es flexible. Es decir: el pasar horas en una silla, con un horario “encorsetado” y rígido no solo no nos hace ser más flexibles, al contrario, nos resta. Es muchísimo más productivo poder organizarnos según el trabajo a realizar, las necesidades de nuestra vida y el escenario que tengamos por delante en el día o la semana.

El teletrabajo y la flexibilidad son íntimos amigos de la productividad. Permite que tu equipo se acoja a ello y evalúa por tareas y trabajos realizados, por objetivos, no por horarios.